Deel
De implementatie van een nieuw portofoonsysteem is een project waarbij goede samenwerking tussen de klant en Firecom noodzakelijk is. We hechten veel waarde aan een duidelijk, realistisch en concreet plan voor een goede migratie. De implementatie bestaat uit verschillende fasen. We hebben ervoor gekozen om in dit document de verschillende fasen te benoemen. Per fase beschrijven we wat er exact zal gaan gebeuren. De implementatie is echter uitgebreider dan dit document. We bespreken dit graag na opdracht.
Stap 1: Kennismaking Firecom en klant
Nadat Firecom de opdracht heeft ontvangen maken we graag kennis met onze contactpersonen bij de klant. We zullen veelvuldig contact met elkaar hebben en het is belangrijk dat de wederzijdse verwachtingen helder zijn. Firecom geeft graag nog extra tips om het netwerk zo goed mogelijk in de richten.
Stap 2: Inventarisatie wensen gebruikers / opdrachtgever
Na de kennismaking volgt een gesprek waarin concrete afspraken gemaakt worden over praktische zaken als portofoonnummers, kanaalnamen, instellingen, aantallen, configuraties en programmeerparameters. Deze afspraak zal plaatsvinden in aanwezigheid van de accountmanager. De field service engineer die jullie apparatuur zal programmeren zal ook aanwezig zijn. Hij of zij zal immers de portofoons programmeren. Omdat dit soms persoonlijke informatie bevat zullen we deze gegevens conform de privacywet behandelen.
Stap 3: Versterker locaties bezoeken
Tijdens de metingen hebben we de locaties van de versterkers exact in kaart gebracht. We hebben dit gedocumenteerd en zullen dit als basis gebruiken bij stap 1 en 2. Het zou echter kunnen dat het voor ICT en/of de installateur makkelijker is om de versterker net een ruimte verder te verplaatsen. We doen dan (kosteloos) een nieuwe meting en bepalen de nieuwe plaats voor de versterker. Daarnaast is het bij sommige locaties nodig om een stopcontact te plaatsen. Tijdens deze stap brengen we dit in kaart en zullen we hier een rapportage van maken.
Stap 4: Afstemming ICT afdeling
Voor het onderling koppelen van versterkers is een IP verbinding tussen de versterkers van de afdeling ICT nodig. Na opdracht zullen we de versterkers direct bestellen (zover nog niet voorradig) en kunnen we spoedig de MAC adressen ter beschikking stellen. Op basis van deze informatie is het voor ICT ook mogelijk om IP reserveringen te gaan maken. Voor de juiste programmering hebben we een IP adres, gateway en DNS nodig. Deze informatie programmeren we in de versterkers zodat deze direct op de juiste wijze in het netwerk staan. Daarnaast zullen we naar ICT communiceren op welke plaatsen we een IP verbinding nodig hebben.
Stap 5: Aanvragen vergunningen nieuwe versterkers
Met de exacte informatie en locaties van de versterkers zullen we de vergunningen voor het Agentschap Telecom in kaart brengen. We vullen de vergunningspapieren volledig in en doen er een uitleg bij. Deze vergunningsaanvraag kan daardoor direct behandeld worden bij het Agentschap Telecom. Als het Agentschap Telecom vragen heeft zullen ze deze direct aan ons stellen. Firecom is een bekende partij voor het Agentschap Telecom. Het versturen van de vergunningen doet de klant zelf. Het is niet toegestaan dat een leverancier dit doet. In een latere stap zullen we de oude vergunningen opzeggen.
Stap 6: Ontvangst vergunningen van Agentschap Telecom
Na een doorlooptijd van vier tot zes weken krijgen we de vergunningen van het Agentschap Telecom. Deze worden rechtstreeks aan de klant verstuurd. Firecom ontvangt ze graag zo snel mogelijk. Het is onze basisinformatie die vereist is om het systeem te programmeren.
Stap 7: Programmeren apparatuur
Op basis van de informatie uit stap twee en stap zes zullen we de apparatuur op kantoor van Firecom programmeren. We verwachten hier ongeveer twee dagen mee bezig te zijn. Als we tijdens het programmeren nog vragen of onduidelijkheden hebben, zullen we direct contact opnemen met onze contactpersoon.
Stap 8: Doornemen voorbereidingen ICT
Alles staat nu klaar bij Firecom om in gebruik genomen te worden. We zetten de apparatuur bij ons in een testopstelling zodat eventuele fouten ontdekt en opgelost kunnen worden. We testen het systeem en controleren of alles naar tevredenheid werkt. Zo testen we bijvoorbeeld de noodknop, privé gesprekken en andere specifieke parameters die we voor jullie in het systeem geprogrammeerd hebben.
Stap 9: Leveringsplan uitvoeren
De apparatuur staat klaar, de technische voorbereidingen zijn getroffen en ICT is er klaar voor. We rijden dan alle locaties af om de apparatuur te plaatsen. We denken dat dit in totaal ongeveer drie dagen duurt. Omdat we in het verleden hebben gezien dat dit snel gaat als de voorbereidingen goed gedaan zijn zullen we vooraf duidelijk (we vragen bijvoorbeeld foto’s) controleren of alle voorbereidingen ook daadwerkelijk getroffen zijn. Het is zonde van de tijd als we aankomen en het stopcontact nog niet geplaatst is.
Stap 10: Acceptatietest uitvoeren
Na een succesvolle levering in stap negen heeft u een volledig draaiend portofoonssysteem. We plannen samen een datum voor een volledige acceptatietest waarbij we het systeem aan de hand van vooraf opgestelde eisen controleren. We dragen het netwerk formeel over aan de klant en verklaren aan elkaar dat het netwerk goed bevonden is. Mocht dat niet zo zijn, dan gaan we aan de slag om deze punten op te pakken.
Stap 11: Instructie aan gebruikers
Het systeem kan technisch in orde zijn en goed werken, maar de mensen moeten er ook goed mee om kunnen gaan. We zijn van mening dat een training noodzakelijk is. Het is mogelijk om dit online te doen, maar we vinden het handiger om dit klassikaal te doen. Online is het niet mogelijk om de draaischakelaar en PTT toets te leren kennen. We vinden het daarnaast prettig als iemand een keer daadwerkelijk op de noodknop heeft gedrukt en precies weet wat er gebeurt. We verzorgen lesmiddelen en beantwoorden vragen van de gebruikers. We sluiten de instructie af met een leuke quiz om de kennis te testen. Er valt niets te winnen of te verliezen. Het is overigens ook mogelijk om deze stap verder naar voren te halen. We doen dit op basis van jullie wensen.
Stap 12: Test door kleine groep gebruikers
Nadat het systeem draait, opgeleverd is en iedereen opgeleid is geven we er de voorkeur aan dat een bepaalde afdeling een paar dagen op pad gaat met de apparatuur. We kunnen hierbij aanwezig zijn, maar het is ook mogelijk om dit na een paar dagen te evalueren. Deze stap is optioneel, maar geeft iedereen een vertrouwd gevoel. We willen er echt 100% zeker van zijn dat alles goed draait voordat we live gaan.
Stap 13: Live-gang systeem
Het volledige systeem is getest en opgeleverd. De portofoons worden geplaatst op de verschillende locaties en we gaan live. Dit is uiteindelijk een interne aangelegenheid omdat er een instructie moet komen dat de oude portofoons niet meer gebruikt mogen worden. Vanaf dat moment weet iedereen dat het nieuwe systeem in gebruik is. Alle medewerkers zijn getraind en weten dus precies hoe het werkt.
Stap 14: Evaluatie
Na een paar dagen komen de eerste wensen tot aanpassing. Sommige mensen hebben last van te weinig of te veel volume, andere mensen hebben ergens (ondanks de testen) een bereik probleem ervaren. Op een andere locatie is een portofoon die binnen twee dagen al een kapotte accu heeft. We hopen uiteraard dat bovenstaande problemen zich niet voor zullen doen, de praktijk is echter weerbarstig en we schetsen u graag een realistisch beeld. Elke leverancier kan hiermee te maken krijgen. Bovenstaande voorbeelden vallen uiteraard onder garantie conform levering.
Tijdens deze evaluatie kunnen we deze problemen in kaart brengen. Om te voorkomen dat problemen dubbel gemeld worden of een eigen leven gaan leiden zorgen we voor een duidelijke registratie van deze klachten. Het is mogelijk dat dit intern bij ons contactpersoon gemeld wordt. Het is voor ons ook mogelijk om een online portal te openen waar iedereen deze problematiek kan melden. We kunnen dit dan direct registreren en bundelen.
Stap 15: Herprogrammeren
Naar aanleiding van de evaluatie zijn er mogelijk programmeerwensen. We plannen een moment dat onze field service engineer alle locaties bezoekt en een deel van de portofoons of alle portofoons omprogrammeert. Het systeem is nu volledig naar wens.
Stap 16: Evaluatie
Na de herprogrammering in stap vijftien zijn er nog steeds kleine aanpassingen. We noteren deze en zetten wederom een field service engineer in om de laatste dingen aan te passen. Vanaf dit moment gaan we over naar de reguliere bedrijfsvoering en kunnen wensen, vragen of reparaties gemeld worden via de procedure die we met elkaar afgesproken hebben.
Stap 17: Inleveren en ontmantelen oude apparatuur
Na enkele weken is het gelukt om alle oude apparatuur centraal te verzamelen. We halen deze op en voeren deze op een milieuvriendelijke manier af. Indien mogelijk schenken we portofoons aan goede doelen (bijvoorbeeld KNRM) of gebruiken we onderdelen voor installaties waar geen onderdelen meer voor zijn. Op verzoek stellen we een lijst op met de uiteindelijke plaatst waar de apparatuur naartoe gegaan is.